会议:不仅仅是一群人聚集在一起说话 2019-07-07 / 274 次 / 快抢沙发 /

会议中,我们需要注意的事情,远比我们想象中的要多。

会议:不仅仅是一群人聚集在一起说话。
我们从小到大,从学习到工作,都会有各种大大小小的会议,会议上其实有蛮多细节要注意的。

就我这些年参加工作,体会到的各种会议上应该注意的细节,和大家一起探讨下。

1.每次会议都要有明确的目标和参会人员。

每次会议追重要的两个元素:明确的目标和参会人员。每次会议要做什么,需要有人明确的定义,然后开会的时候就朝着这个目标来完成,另外一个要明确参会人员,哪些人要参加。

2.会议主持人一定要有掌控会议节奏的能力。

你会发现,很多时候很多会议,尤其是人越多的会议,很容易出现超时、偏离主题等问题。作为会议主持人,一定要有掌控会议节奏的能力,同时及时发现问题,并且及时制止错误的行为,并将会议扳回合理的轨道上。否则偏离主题,各种因素的干扰,让会议出现超时,耽误大家的时间,时间的损耗是成倍的。

另外一个需要注意的就是:人的注意力并不能保持长时间高度集中,时间越长并且中途没有休息的会议,参会人员的注意力会逐渐的分散掉,也会越来越疲惫。个人觉得:只有演讲没有交流沟通的会议,建议最多控制在 30 分钟左右结束或者作为一个时间段节点。如果既有演讲又有彼此的交流沟通,建议控制在 45 分钟左右结束或者作为一个时间段节点。

除非特别安排的发表意见、提问或者讨论的环节,一定要严格控制这几种情况的发生,一定要在适当的时候,坚决打断这几种会造成会议偏离主题、容易出现超时的罪魁祸首。

3.会议礼仪非常重要。

会议礼仪首要注意的就是:当主持人或者别人演讲或者交流沟通的时候,一定不要在会上和别人交头接耳,尤其是小型会议的时候,你会发现很多人有这样不良的习惯,有的人认为其他人注意不到,不会影响到别人,有的人甚至有一种这样做似乎很酷,显得自己比较有想法。一定要纠正这种认知,且不说对于他人的尊重,在较小型的会议上和别人交头接耳,很容易被其他人发现,而且会严重影响到别人的正常交流,别人需要克服你们带来的干扰,同时要调整注意力,另外还要调整自己的情绪(这种情况下,被打扰者心里是比较烦躁的)。

会议上不将手机调整成震动、任由各种手机提示音(微信/QQ 之类的消息提示音)飞扬,在会议上接听电话,会议上转笔、玩手机、玩电脑,或者其他一些特殊癖好,例如多动症人的抖腿,按笔等,都是缺乏会议礼仪的。要是遇到此时心烦气躁的领导或者老板,会议上自己出现这些问题,被领导或者老板炸的话,就极其尴尬了。

4.会议准备也是很重要的。

首先提前了解到会议的目标,自己是否需要在会议上做演讲或者其他内容,都是需要提前做准备的,否则心理素质差、表达能力不好的人,容易出现局面失控的情况。另外,最好不要带手机,如果要带,就调整成静音,最少也要震动。

如果没有特殊的情况下,最好带纸质笔记本做会议记录,这样显得更正式些,而且更加专注。

总之,会议不仅仅是一群人聚集在一起说话,我们需要更好的参加会议!

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